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東吳黃金集團(tuán)有限公司
LBMA供應(yīng)鏈盡職調(diào)查管理辦法
編 制：王濤 版 本： C
審 核：包小玲 受控狀態(tài)：受 控
批 準(zhǔn)：吳衛(wèi)林 發(fā)行日期：2020年3月26日
供應(yīng)鏈盡職調(diào)查管理辦法（C版）
為了打擊系統(tǒng)或廣泛的侵權(quán)或侵犯人權(quán)行為，避免向武裝沖突提供捐助，遵從高標(biāo)準(zhǔn)的反洗錢(qián)和反恐怖主義融資，根據(jù)《倫敦貴金屬市場(chǎng)協(xié)會(huì)（LBMA）責(zé)任黃金準(zhǔn)則》要求，特制定東吳黃金集團(tuán)有限公司黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查管理辦法。
1、范圍
本政策適用于與東吳黃金集團(tuán)有限公司黃金交易、黃金委托精煉等業(yè)務(wù)相關(guān)的所有供應(yīng)商。本政策所涉及的黃金來(lái)源包括礦產(chǎn)金、回收金及2012年1月1日后生產(chǎn)的各種形式的庫(kù)存黃金。
2、術(shù)語(yǔ)和定義
本政策中涉及的術(shù)語(yǔ)和定義均采用《LBMA責(zé)任黃金準(zhǔn)則》所確立的內(nèi)容。
3、組織架構(gòu)及人員職責(zé)
3.1 組織架構(gòu)
公司為黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的組織，其架構(gòu)如下：
3.2 各類(lèi)人員職責(zé)
3.2.1 高管層
1）主持并全面負(fù)責(zé)公司黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作。
2）負(fù)責(zé)黃金供應(yīng)鏈的審批。
3）負(fù)責(zé)提供資源，配合盡職調(diào)查工作。
3.2.2 合規(guī)總監(jiān)職責(zé)
1）全面負(fù)責(zé)公司黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作。
2）監(jiān)督檢查黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查過(guò)程，并評(píng)估盡職調(diào)查是否充分進(jìn)行；認(rèn)為有必要，則要求提供附加文件或信息。
3）對(duì)已識(shí)別出風(fēng)險(xiǎn)的黃金供應(yīng)鏈或交易采取恰當(dāng)?shù)拇胧p少風(fēng)險(xiǎn)直至消除風(fēng)險(xiǎn)。
4）發(fā)現(xiàn)高風(fēng)險(xiǎn)黃金供應(yīng)鏈或交易時(shí)，應(yīng)及時(shí)向高管層匯報(bào)并采取嚴(yán)格的控制措施。
5）定期對(duì)員工進(jìn)行責(zé)任黃金準(zhǔn)則和供應(yīng)鏈盡職調(diào)查管理辦法培訓(xùn)。
6）負(fù)責(zé)起草、修訂公司黃金供應(yīng)鏈相關(guān)的政策、方針和體系。
7）為公司高管層履行盡職調(diào)查責(zé)任提供必要的準(zhǔn)確信息。
8) 負(fù)責(zé)組織LBMA管理體系的監(jiān)督評(píng)審工作，編制《合規(guī)報(bào)告》。
3.2.3 精煉事業(yè)部合規(guī)監(jiān)督員職責(zé)
1）負(fù)責(zé)與LBMA及審計(jì)機(jī)構(gòu)的溝通與聯(lián)絡(luò)。
2）嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查措施和高風(fēng)險(xiǎn)黃金供應(yīng)鏈評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。
3）負(fù)責(zé)收集并保存足夠的黃金供應(yīng)鏈證明文件。
4）核實(shí)運(yùn)輸公司、保險(xiǎn)公司資質(zhì)，跟蹤和妥善保存每一批運(yùn)單。
5）必要時(shí)，定期對(duì)重要黃金供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查。
6）協(xié)助與鼓勵(lì)黃金供應(yīng)商承諾且書(shū)面確認(rèn)遵守《OECD沖突影響地區(qū)和高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)礦產(chǎn)品責(zé)任供應(yīng)鏈盡職調(diào)查指南》附錄Ⅱ中的規(guī)定。
7）負(fù)責(zé)收集并匯總上報(bào)公司內(nèi)部員工對(duì)黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作的意見(jiàn)和建議。
8盡職調(diào)查過(guò)程和黃金交易出現(xiàn)異常情況及時(shí)向合規(guī)總監(jiān)報(bào)告。
3.2.4 財(cái)務(wù)服務(wù)部合規(guī)監(jiān)督員職責(zé)
1）嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查措施和高風(fēng)險(xiǎn)黃金供應(yīng)鏈評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。
2）負(fù)責(zé)收集并保存足夠的黃金供應(yīng)鏈證明文件。
3）完整保存黃金供應(yīng)商的所有交易及財(cái)務(wù)憑證，保存期限為至少5個(gè)財(cái)務(wù)年。
4）評(píng)估黃金供應(yīng)商財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，厘清其商業(yè)關(guān)系目的和本意信息。
5）負(fù)責(zé)收集并匯總上報(bào)公司內(nèi)部員工對(duì)黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作的意見(jiàn)和建議。
6）盡職調(diào)查過(guò)程和黃金交易出現(xiàn)異常情況及時(shí)向合規(guī)總監(jiān)報(bào)告。
3.2.5 結(jié)算中心（財(cái)務(wù)）合規(guī)監(jiān)督員職責(zé)
1）嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查措施和高風(fēng)險(xiǎn)黃金供應(yīng)鏈評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。
2）負(fù)責(zé)收集并保存足夠的黃金供應(yīng)鏈證明文件。
3） 核實(shí)并記錄每一批收到的黃金產(chǎn)品重量和檢測(cè)結(jié)果，分析和評(píng)估這些數(shù)據(jù)是否與供應(yīng)鏈了解情況相符；如果不符則進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查并得出書(shū)面調(diào)查報(bào)告。
4）負(fù)責(zé)收集并匯總上報(bào)公司內(nèi)部員工對(duì)黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作的意見(jiàn)和建議。
5）盡職調(diào)查過(guò)程和黃金交易出現(xiàn)異常情況及時(shí)向合規(guī)總監(jiān)報(bào)告。
4、高風(fēng)險(xiǎn)黃金供應(yīng)鏈評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)
對(duì)于礦產(chǎn)黃金還是回收黃金，公司均嚴(yán)格按照《OECD沖突影響地區(qū)和高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)礦產(chǎn)品責(zé)任供應(yīng)鏈盡職調(diào)查指南》附錄Ⅱ中的規(guī)定識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)黃金供應(yīng)鏈源頭出現(xiàn)下述風(fēng)險(xiǎn)時(shí)公司應(yīng)密切關(guān)注：
1）與黃金開(kāi)采、運(yùn)輸和交易有關(guān)的系統(tǒng)化、廣泛化的侵權(quán)或侵犯人權(quán)行為。
2）直接或間接的支持非政府武裝集團(tuán)、公共或私人保安部隊(duì)。
3）賄賂而來(lái)或者是掩蓋黃金真實(shí)來(lái)源。
4）洗錢(qián)和恐怖主義融資。
5）為武裝沖突提供捐助。
6)國(guó)內(nèi)手續(xù)不全、非法開(kāi)采的小型礦山以及開(kāi)采黃金源于手工開(kāi)采；
7)開(kāi)采黃金利用汞生產(chǎn)而得；
8)不遵守環(huán)境和可持續(xù)發(fā)展法律要求，開(kāi)采黃金源于世界遺產(chǎn)遺址或國(guó)內(nèi)自然生態(tài)保護(hù)區(qū)；
9)其他LBMA規(guī)定的高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域。
根據(jù)LBMA和OECD相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特規(guī)定如下高風(fēng)險(xiǎn)黃金供應(yīng)鏈評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)：
1）礦產(chǎn)黃金或回收黃金的來(lái)源地、中轉(zhuǎn)地或者途經(jīng)地是沖突影響或侵犯人權(quán)的高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)。
2）礦產(chǎn)黃金聲稱(chēng)來(lái)源于一個(gè)已知儲(chǔ)量有限、資源有限或預(yù)計(jì)黃金產(chǎn)量有限的國(guó)家。
3）回收黃金來(lái)源于已知的沖突影響和侵犯人權(quán)的高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)，或者有理由懷疑經(jīng)此地區(qū)中轉(zhuǎn)過(guò)。
4）黃金供應(yīng)鏈中的企業(yè)或者其已知的上游企業(yè)位于一個(gè)有著洗錢(qián)、犯罪和貪污高風(fēng)險(xiǎn)的國(guó)家。
5）黃金供應(yīng)鏈中的企業(yè)或者其已知的上游企業(yè)的收益所有人是政治敏感人物。
6）黃金供應(yīng)鏈中的企業(yè)或者其已知的上游企業(yè)積極參與高風(fēng)險(xiǎn)商業(yè)活例
如武器、賭博、賭業(yè)、古董和藝術(shù)品、宗教和宗教領(lǐng)袖。
7) 礦產(chǎn)金來(lái)源于國(guó)內(nèi)手續(xù)不全、非法開(kāi)采的小型礦山，以及開(kāi)采黃金源于手工
開(kāi)采；
8) 礦產(chǎn)金或再生金利用汞生產(chǎn)而得；
9) 不遵守環(huán)境和可持續(xù)發(fā)展法律要求，礦產(chǎn)金或再生金源于世界遺產(chǎn)遺址或國(guó)
內(nèi)自然生態(tài)保護(hù)區(qū)；
10)中國(guó)政府認(rèn)定的其它高風(fēng)險(xiǎn)情況。
當(dāng)上述評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)任何一條客觀存在時(shí)，則該黃金供應(yīng)鏈被判定為高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)鏈。部門(mén)合規(guī)監(jiān)督員應(yīng)立即準(zhǔn)備資料并上報(bào)合規(guī)總監(jiān)，由合規(guī)總監(jiān)報(bào)告公司高管層審批該高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)鏈。
5、供應(yīng)鏈盡職調(diào)查
5.1 原則
在與任何黃金供應(yīng)商建立業(yè)務(wù)關(guān)系之前必須按照基于風(fēng)險(xiǎn)的方法履行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查，有效的掌握供應(yīng)鏈和評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)。 對(duì)供應(yīng)鏈的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估始于對(duì)黃金產(chǎn)地來(lái)源的調(diào)查。
公司將持續(xù)不斷的對(duì)黃金供應(yīng)鏈進(jìn)行盡職調(diào)查，以確保有效符合LBMA規(guī)則要求。
5.2 程序
5.2.1 供應(yīng)商信息收集及評(píng)估
1）建立供應(yīng)鏈客戶(hù)檔案，包括：企業(yè)名稱(chēng)、法定代表人、地址、聯(lián)系方式、相關(guān)資質(zhì)、營(yíng)運(yùn)方式、生產(chǎn)方式、交易合同等。
2）對(duì)既有供應(yīng)鏈客戶(hù)需定期進(jìn)行核查，如有新建或變更的客戶(hù)，需及時(shí)對(duì)其進(jìn)行檔案資料檢查，保持檔案資料庫(kù)處于最新?tīng)顟B(tài)。
3）識(shí)別客戶(hù)、企業(yè)和企業(yè)收益所有人，使用可靠的獨(dú)立來(lái)源文件、數(shù)據(jù)或者信息來(lái)驗(yàn)證其身份。
4）確定供應(yīng)鏈中客戶(hù)、企業(yè)和企業(yè)收益所有人不在任何政府的洗錢(qián)、詐騙或恐怖主義通緝名單上。
5）定期獲取供應(yīng)鏈客戶(hù)商業(yè)和財(cái)務(wù)方面的詳細(xì)情況、從事黃金交易目的及商業(yè)運(yùn)作情況。
5.2.2 黃金來(lái)源為礦產(chǎn)金的附加調(diào)查要求
1）獲取黃金的產(chǎn)地來(lái)源信息。
2）獲取供應(yīng)商采礦許可證信息。
3）獲取供應(yīng)商進(jìn)出口許可證信息。
4）收集和評(píng)估采礦情況信息。
5）獲取開(kāi)采能力數(shù)據(jù)。
6）礦產(chǎn)金來(lái)源于手工或小型礦場(chǎng)時(shí)（ASM），應(yīng)首先評(píng)估其是否合法；如合法，讓對(duì)方提供相關(guān)資質(zhì)證書(shū)；不合法，則必須中斷交易，拒絕向其采購(gòu)或接受其委托加工。
7) 對(duì)礦工佩戴勞保護(hù)品、健康安全培訓(xùn)、職業(yè)病查體進(jìn)行調(diào)查；
8) 對(duì)是否遵守環(huán)境和可持續(xù)發(fā)展法律要求，是否制定環(huán)境相關(guān)的政策及控制程序，是否通過(guò)有關(guān)部門(mén)環(huán)境評(píng)估認(rèn)證等進(jìn)行調(diào)查；
9) 對(duì)當(dāng)?shù)鼐用袷欠翊嬖谟绊戇M(jìn)行調(diào)查。
5.2.3 黃金來(lái)源為回收金的附加調(diào)查要求
收集和評(píng)估回收金供應(yīng)商關(guān)于反洗錢(qián)-反恐怖主義融資的政策行動(dòng)資料。
5.2.4 高風(fēng)險(xiǎn)情況下強(qiáng)化盡職調(diào)查的附加要求
根據(jù)供應(yīng)商企業(yè)類(lèi)型、業(yè)務(wù)關(guān)系、交易類(lèi)型、企業(yè)的地理位置或運(yùn)輸區(qū)域，用基于風(fēng)險(xiǎn)的方法決定實(shí)施盡職調(diào)查措施的程度。對(duì)應(yīng)于更高風(fēng)險(xiǎn)的情況，公司將采取強(qiáng)化的盡職調(diào)查，并采取如下的附加處理步驟：
1）實(shí)地考察或參觀高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)鏈，證實(shí)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查結(jié)果的文件記錄是否真實(shí)。
2）大規(guī)模開(kāi)采的黃金：使用可信的獨(dú)立來(lái)源的文件、數(shù)據(jù)和信息來(lái)核實(shí)情況，從礦山到精煉廠，供應(yīng)鏈中的企業(yè)（包括生產(chǎn)商、中間商、交易商、出口商和運(yùn)輸商）的收益所有人和政府監(jiān)控名單信息都要求要核實(shí)。
3）手工或小型礦開(kāi)采的ASM黃金：使用可靠的獨(dú)立來(lái)源的文件、數(shù)據(jù)和信息來(lái)核實(shí)情況，從黃金出口商到精煉廠，供應(yīng)鏈中的企業(yè)（包括國(guó)際黃金交易商和運(yùn)輸商）的收益所有人和政府監(jiān)控名單信息都要求要核實(shí)。
4）回收黃金：使用可靠的獨(dú)立來(lái)源的文件、數(shù)據(jù)和信息來(lái)核實(shí)情況，從黃金供應(yīng)方到精煉廠，供應(yīng)鏈中的企業(yè)（包括運(yùn)輸商）的收益所有人和政府監(jiān)控名單信息都要求要核實(shí)。
6、交易監(jiān)督
對(duì)黃金交易的過(guò)程始終保持審查和監(jiān)督，以確保交易與公司對(duì)供應(yīng)鏈的了解和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)相一致。對(duì)交易的監(jiān)督公司運(yùn)用基于風(fēng)險(xiǎn)的方法來(lái)開(kāi)展。
對(duì)每一批收到的黃金獲取并記錄以下信息：
1）礦產(chǎn)黃金：預(yù)估的重量和檢測(cè)結(jié)果（由供應(yīng)方提供）；航運(yùn)/貨運(yùn)單據(jù)（如可能，發(fā)貨單、貨運(yùn)單、形式發(fā)票等）；高風(fēng)險(xiǎn)交易的進(jìn)出口表格。
2）回收黃金：預(yù)估的重量（由供應(yīng)方提供）；航運(yùn)/貨運(yùn)單據(jù)（如可能，發(fā)貨單、貨運(yùn)單、形式發(fā)票等）；高風(fēng)險(xiǎn)交易的進(jìn)出口表格。
驗(yàn)證上述文件是否相互印證，是否與對(duì)供應(yīng)鏈的了解情況相符。如出現(xiàn)交易背景不符的情況，將組織調(diào)查并得出書(shū)面調(diào)查結(jié)果。
7、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告
合規(guī)總監(jiān)每年初向公司高管層提交上一年度黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。
高管層對(duì)黃金供應(yīng)鏈保有最終控制權(quán)和最高責(zé)任。高管層謹(jǐn)慎選擇和監(jiān)督合規(guī)總監(jiān)，并給予其必要的職權(quán)以完成其職責(zé)。
高管層審批黃金供應(yīng)鏈，決定是否與之開(kāi)展或保持商務(wù)關(guān)系。
8、記錄保存
收集并保存足夠的供應(yīng)鏈證明文件記錄，按照供應(yīng)鏈盡職調(diào)查系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)評(píng)判風(fēng)險(xiǎn)要求，以證明公司充分且持續(xù)地完成了黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作。
供應(yīng)鏈證明文件記錄要求保存至少5個(gè)會(huì)計(jì)年度。
9、培訓(xùn)
每年定期對(duì)黃金供應(yīng)鏈中的所有員工進(jìn)行盡職調(diào)查政策和管理辦法的培訓(xùn)。
10、管理體系監(jiān)督審核
每年對(duì)LBMA管理體系進(jìn)行至少一次內(nèi)部審核，檢查體系運(yùn)行的適宜性和有效性，依據(jù)檢查結(jié)果，編寫(xiě)合規(guī)報(bào)告。聘請(qǐng)有資質(zhì)第三方認(rèn)證公司，對(duì)我公司LBMA管理體系進(jìn)行監(jiān)督審核。
11、信息溝通機(jī)制
設(shè)立機(jī)密申訴郵箱：pub@dongwugold.com，定期由專(zhuān)人查閱，用于收集并匯總上報(bào)公司社會(huì)和內(nèi)部員工對(duì)黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作的意見(jiàn)和建議。
在日常黃金交易和供應(yīng)鏈管理工作中，員工如發(fā)現(xiàn)違規(guī)事項(xiàng)或異常情況，應(yīng)立即向所在部門(mén)合規(guī)監(jiān)督員報(bào)告；合規(guī)監(jiān)督員經(jīng)核實(shí)后應(yīng)立即向合規(guī)總監(jiān)報(bào)告，必要時(shí)以書(shū)面形式報(bào)告高管層。
電話：0512-67163930
傳真：0512-67168171
機(jī)密申訴郵箱：pub@dongwugold.com
地址：江蘇省蘇州市工業(yè)園區(qū)港浪路1號(hào)