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東吳黃金集團(tuán)有限公司-供應(yīng)鏈盡職調(diào)查管理辦法
2022-03-03 20:04:22

版    本:D

發(fā)行日期:2021年10月22日


為了打擊系統(tǒng)或廣泛的侵權(quán)或侵犯人權(quán)行為,避免向武裝沖突提供捐助,遵從高標(biāo)準(zhǔn)的反洗錢和反恐怖主義融資,根據(jù)《LBMA負(fù)責(zé)任黃金指南和上海黃金交易所風(fēng)險(xiǎn)管理要求,并擴(kuò)大到環(huán)境和可持續(xù)性發(fā)展的要求,特制定東吳黃金集團(tuán)有限公司黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查管理辦法。

1、范圍

本政策適用于與東吳黃金集團(tuán)有限公司黃金交易、黃金委托精煉等業(yè)務(wù)相關(guān)的所有供應(yīng)商。本政策所涉及的黃金來源包括礦產(chǎn)金、回收黃金及2012年1月1日后生產(chǎn)的各種形式的庫存黃金。

2、術(shù)語和定義

本政策中涉及的術(shù)語和定義采用《LBMA負(fù)責(zé)任黃金指南所規(guī)定的內(nèi)容。

3、組織架構(gòu)及人員職責(zé)

3.1組織架構(gòu)

公司為黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作設(shè)立了專門的組織,架構(gòu)如下:

 

 

3.2人員職責(zé)

3.2.1高管層

1)主持并全面負(fù)責(zé)公司黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作,監(jiān)督供應(yīng)鏈盡職調(diào)查框架和結(jié)果;

2)負(fù)責(zé)黃金供應(yīng)鏈的審批確保供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策和流程的有效性,并推動持續(xù)改進(jìn);

3)負(fù)責(zé)提供資源,支持供應(yīng)鏈盡職調(diào)查過程的運(yùn)行和監(jiān)控;

4)任命合規(guī)總監(jiān)負(fù)責(zé)有關(guān)黃金供應(yīng)鏈的所有事宜;

5)負(fù)責(zé)對沒有盡到風(fēng)險(xiǎn)控制的行為,進(jìn)行“警告、處罰、解除勞動合同”的內(nèi)部管理方式;

6)負(fù)責(zé)合規(guī)報(bào)告的審批。

3.2.2合規(guī)總監(jiān)職責(zé)

1)全面負(fù)責(zé)公司黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查的所有事宜

2)負(fù)責(zé)起草、修訂公司黃金供應(yīng)鏈相關(guān)的政策、方針和體系確保管理結(jié)構(gòu)和溝通過程有效運(yùn)行;

3)審查黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查過程和系統(tǒng),查閱盡職調(diào)查文件和風(fēng)險(xiǎn)分類,評估盡職調(diào)查是否充分進(jìn)行,以滿足風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)和管理要求;

4)負(fù)責(zé)提供資源,支持供應(yīng)鏈盡職調(diào)查過程的運(yùn)行和監(jiān)控;

5)定期對員工進(jìn)行責(zé)任黃金準(zhǔn)則和供應(yīng)鏈盡職調(diào)查管理辦法培訓(xùn);

6)對已識別的高風(fēng)險(xiǎn)黃金供應(yīng)鏈或交易采取恰當(dāng)?shù)拇胧p少風(fēng)險(xiǎn)直至消除風(fēng)險(xiǎn);

7)發(fā)現(xiàn)高風(fēng)險(xiǎn)黃金供應(yīng)鏈或交易時,應(yīng)及時向高管層匯報(bào)并采取嚴(yán)格的控制措施;

 8)為公司高管層履行職責(zé)提供適當(dāng)、及時的資料和信息;

9) 負(fù)責(zé)盡職調(diào)查體系的審查,編制《合規(guī)報(bào)告》。

3.2.3 業(yè)務(wù)部合規(guī)監(jiān)督員職責(zé)

1)負(fù)責(zé)與LBMA、上海黃金交易所和第三方業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的溝通與聯(lián)絡(luò);

2)嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查措施和高風(fēng)險(xiǎn)黃金供應(yīng)鏈評判標(biāo)準(zhǔn);

3負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查資料的收集整理和信息驗(yàn)證,評估供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn);

4)負(fù)責(zé)供應(yīng)商編碼,收集并保存足夠的黃金供應(yīng)鏈證明文件;

5)核實(shí)運(yùn)輸公司、保險(xiǎn)公司資質(zhì),跟蹤和妥善保存每一批運(yùn)單;

6)必要時,對高風(fēng)險(xiǎn)黃金供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查

7向黃金供應(yīng)商宣傳公司《供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策》,與合作供應(yīng)商書面確認(rèn)遵守相關(guān)的規(guī)定,協(xié)助與鼓勵供應(yīng)商構(gòu)建供應(yīng)鏈風(fēng)控管理體系;

8)通過合規(guī)渠道進(jìn)行賬務(wù)往來,禁止現(xiàn)金交易;

9)供應(yīng)商盡職調(diào)查資料和交易信息保存期限為至少5個財(cái)務(wù)年;

10)盡職調(diào)查過程和黃金交易出現(xiàn)異常情況及時向合規(guī)總監(jiān)報(bào)告。

3.2.4 財(cái)務(wù)服務(wù)部合規(guī)監(jiān)督員職責(zé)

1)嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查措施和高風(fēng)險(xiǎn)黃金供應(yīng)鏈評判標(biāo)準(zhǔn)

2)負(fù)責(zé)收集并保存足夠的黃金供應(yīng)鏈證明文件

3)完整保存黃金供應(yīng)商的所有交易及財(cái)務(wù)憑證,保存期限為至少5個財(cái)務(wù)年;

4)評估黃金供應(yīng)商財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),厘清其商業(yè)關(guān)系目的和本意信息;

5)通過合規(guī)渠道進(jìn)行賬務(wù)往來,禁止現(xiàn)金交易;

6)交易出現(xiàn)異常情況及時向合規(guī)總監(jiān)報(bào)告。

3.2.5 結(jié)算中心合規(guī)監(jiān)督員職責(zé)

1)嚴(yán)格執(zhí)行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查措施和高風(fēng)險(xiǎn)黃金供應(yīng)鏈評判標(biāo)準(zhǔn)

2)負(fù)責(zé)收集并保存足夠的黃金供應(yīng)鏈證明文件;

3)核實(shí)并記錄每一批收到的黃金產(chǎn)品信息物料流轉(zhuǎn)過程和重量的記錄,保存化驗(yàn)報(bào)告,物料的標(biāo)識和貯存;

4)完整保存黃金供應(yīng)商的所有交易憑證和記錄,保存期限為至少5個財(cái)務(wù)年;

5)出現(xiàn)異常情況及時封存物料并向合規(guī)總監(jiān)報(bào)告。

4、高風(fēng)險(xiǎn)黃金供應(yīng)鏈評判標(biāo)準(zhǔn)和審批

4.1對于供應(yīng)鏈中涉及的黃金,公司嚴(yán)格按照《LBMA負(fù)責(zé)任黃金指南》和上海黃金交易所風(fēng)險(xiǎn)管理中的規(guī)定進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別當(dāng)黃金供應(yīng)鏈涉及以下情況時公司應(yīng)密切關(guān)注(包括但不限于)

1)聯(lián)合國發(fā)布的且得到中國政府承認(rèn)的高風(fēng)險(xiǎn)情況;

2)其他國際組織、其他國家(地區(qū))發(fā)布的且得到中國政府承認(rèn)的高風(fēng)險(xiǎn)情況;

3)倫敦金銀市場協(xié)會(LBMA)發(fā)布的且得到中國政府承認(rèn)的高風(fēng)險(xiǎn)情況;

4)中國政府發(fā)布的高風(fēng)險(xiǎn)情況;

5)與黃金開采、運(yùn)輸或貿(mào)易有關(guān)的系統(tǒng)性或廣泛的侵犯人權(quán)行為;

6)直接或間接支持非法非政府武裝團(tuán)體、公共或私人安全部隊(duì);

7)賄賂或者欺詐性歪曲黃金真實(shí)來源;

8違反政府關(guān)于礦物開采、貿(mào)易、沖突影響和高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)出口有關(guān)的稅收、費(fèi)用和特許權(quán)使用費(fèi)的行為;

9)洗錢恐怖主義融資

10對沖突的貢獻(xiàn);

11) 手續(xù)不全、非法開采的小型礦山以及開采黃金源于手工開采;

12) 開采黃金涉及汞礦物體或氰化物;

13) 不遵守環(huán)境和可持續(xù)性發(fā)展要求,開采黃金源于世界遺產(chǎn)遺址或國內(nèi)自然生態(tài)保護(hù)區(qū);

14)社會信用度低;

15)違反環(huán)境、健康、安全、勞工和與社區(qū)有關(guān)的地方立法,觸發(fā)ESG風(fēng)險(xiǎn),極有可能導(dǎo)致不利影響。

4.2結(jié)合公司實(shí)際情況,特規(guī)定如下高風(fēng)險(xiǎn)黃金供應(yīng)鏈評判標(biāo)準(zhǔn):

1)聯(lián)合國發(fā)布的且得到中國政府承認(rèn)的高風(fēng)險(xiǎn)情況;

2)其他國際組織、其他國家(地區(qū))發(fā)布的且得到中國政府承認(rèn)的高風(fēng)險(xiǎn)情況;

3)倫敦金銀市場協(xié)會(LBMA)發(fā)布的且得到中國政府承認(rèn)的高風(fēng)險(xiǎn)情況;

4)中國政府發(fā)布的高風(fēng)險(xiǎn)情況;

5)與黃金的開采、運(yùn)輸或貿(mào)易有關(guān)的系統(tǒng)或廣泛的侵犯人權(quán)行為,包括任何形式的酷刑、不人道和有辱人格的待遇,強(qiáng)迫或強(qiáng)制勞動,雇傭童工,普遍的性暴力或其他嚴(yán)重侵犯人權(quán)的行為,戰(zhàn)爭罪、危害人類罪或滅絕種族罪;?

6)直接或間接支持非法非國家武裝團(tuán)體、公共或私人安全部隊(duì)(非法控制礦、場地、貿(mào)易商、其他中介、以及通過供應(yīng)鏈的運(yùn)輸路線,或通過供應(yīng)鏈非法征稅或勒索金錢或礦產(chǎn));

7)賄賂或者欺詐性歪曲黃金真實(shí)來源;

8)違反政府關(guān)于礦物開采、貿(mào)易、沖突影響和高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)出口有關(guān)的稅收、費(fèi)用和特許權(quán)使用費(fèi)的行為;

9)洗錢恐怖主義融資

10對沖突的貢獻(xiàn);

11)不遵守環(huán)境和可持續(xù)性法律要求,包括開采黃金源于世界遺產(chǎn)遺址或國內(nèi)自然生態(tài)保護(hù)區(qū),環(huán)境管理無效,開采黃金涉及汞礦物體或氰化物,尾礦設(shè)施管理不善,勞工問題管理不善,社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和土地使用管理無效等;

12)社會信用度低;

13)違反環(huán)境、健康、安全、勞工和與社區(qū)有關(guān)的地方立法,觸發(fā)ESG風(fēng)險(xiǎn),極有可能導(dǎo)致不利影響。

當(dāng)上述評判標(biāo)準(zhǔn)任何一條客觀存在時,則該黃金供應(yīng)鏈被判定為高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)鏈。

 

4.3 ESG因素

1)遵守經(jīng)營所在國/地區(qū)的環(huán)境、健康、安全和勞工法規(guī)/政策;

2)環(huán)境管理:包括

a空氣、水、土地污染及事管理計(jì)劃;

b水資源管理,特別是在缺水的地區(qū);

c未經(jīng)授權(quán)世界遺產(chǎn)和保護(hù)區(qū)采購;

3)    危險(xiǎn)化學(xué)品(包括汞和氰化物)的儲存、處理和處置;

4)    勞工管理,包括薪酬、工作時間、集體談判、歧視、多樣性、糾紛和工人權(quán)益保障;

5)    社區(qū)參與和管理方案(土地征用和社區(qū)重新安置、文化遺產(chǎn)和土著居民、關(guān)閉規(guī)劃和保護(hù)弱勢群體);

6)    管理商業(yè)誠信和道德行為,并支持實(shí)施相關(guān)倡議(如采掘業(yè)透明度倡議(EITI))。

4.4業(yè)務(wù)部合規(guī)監(jiān)督員應(yīng)立即對高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)鏈進(jìn)行詳細(xì)的盡職調(diào)查并上報(bào)合規(guī)總監(jiān),由合規(guī)總監(jiān)報(bào)告公司高管層高管層負(fù)責(zé)審批高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)鏈。

5、供應(yīng)鏈盡職調(diào)查

5.1原則

在與任何黃金供應(yīng)商建立業(yè)務(wù)關(guān)系之前必須按照基于風(fēng)險(xiǎn)管理的方法履行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查,有效的掌握供應(yīng)鏈和評估風(fēng)險(xiǎn)。

5.2程序

5.2.1供應(yīng)商信息收集

1)發(fā)放盡職調(diào)查表收集供應(yīng)商信息。

2)建立供應(yīng)檔案,包括:企業(yè)名稱、法定代表人、身份信息、賬戶信息、地址、聯(lián)系方式、相關(guān)資質(zhì)、環(huán)境和可持續(xù)性發(fā)展資料、營運(yùn)方式、生產(chǎn)方式、交易合同等。

3)識別客戶、企業(yè)和企業(yè)收益所有人,使用可靠的獨(dú)立來源文件、數(shù)據(jù)或者信息來驗(yàn)證其身份。

4)獲取供應(yīng)商業(yè)和財(cái)務(wù)方面的情況、從事黃金交易目的及商業(yè)運(yùn)作情況。

5)對合格供應(yīng)定期進(jìn)行重復(fù)評估。

6)合格供應(yīng)商信息發(fā)生變更,需及時按供應(yīng)鏈盡職調(diào)查程序組織調(diào)查,保持檔案資料庫處于最新狀態(tài)。

7)協(xié)助供應(yīng)商構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)控制管理體系。

5.2.2 黃金來源為礦產(chǎn)金的附加調(diào)查要求

1)獲取黃金的產(chǎn)地來源信息。

2)獲取供應(yīng)商采礦許可證信息。

3)獲取供應(yīng)商進(jìn)出口許可證信息如涉及進(jìn)出口貿(mào)易。

4)收集和評估采礦情況信息。

5)獲取開采能力數(shù)據(jù)。

6)礦產(chǎn)金來源于手工或小型礦場時(ASM),應(yīng)先評估其是否合法;如合法,收集對方相關(guān)資質(zhì)證書;不合法,必須中斷交易,拒絕向其采購或接受其委托加工。

7) 收集供應(yīng)商遵守環(huán)境和可持續(xù)性發(fā)展要求的相關(guān)資料。

8)收集供應(yīng)商有關(guān)健康和安全的政策和實(shí)踐行為。

9)收集供應(yīng)商有關(guān)人權(quán)、勞工政策、社區(qū)參與、道德和商業(yè)誠信的政策和實(shí)踐行為。

10)必要時對供應(yīng)商采取實(shí)地考察。

5.2.3黃金來源為回收黃金的附加調(diào)查要求

1)獲取回收黃金來源證明。

2)受益人信息。

5.2.4高風(fēng)險(xiǎn)情況下強(qiáng)化盡職調(diào)查的附加要求

1)實(shí)地考察或參觀高風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)鏈,證實(shí)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查結(jié)果的記錄是否真實(shí)。

2)大規(guī)模開采的黃金:通過可信的獨(dú)立來源的文件、數(shù)據(jù)和信息核實(shí)情況,從礦山到精煉廠,供應(yīng)鏈中涉及的環(huán)節(jié)(包括生產(chǎn)商、中間商、交易商、出口商和運(yùn)輸商)的盡職調(diào)查信息都要進(jìn)行核實(shí)。

3)手工或小型礦開采的ASM黃金:通過的獨(dú)立來源的文件、數(shù)據(jù)和信息核實(shí)情況,從礦商到精煉廠,供應(yīng)鏈中涉及的環(huán)節(jié)(包括生產(chǎn)商、中間商、交易商、出口商和運(yùn)輸商)的盡職調(diào)查信息都要進(jìn)行核實(shí)。

4)回收黃金通過的獨(dú)立來源的文件、數(shù)據(jù)和信息核實(shí)情況,從黃金供應(yīng)方到精煉廠,供應(yīng)鏈中涉及的收益所有人信息都要進(jìn)行核實(shí)。

6.供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)評估和高風(fēng)險(xiǎn)減緩措施

業(yè)務(wù)部門依據(jù)盡職調(diào)查收集的資料,填寫《供應(yīng)商評價表》,逐項(xiàng)填寫評分,依據(jù)總評分值評估供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)等級,提交《供應(yīng)商評價報(bào)告》。合格供應(yīng)商定期(每年至少一次)進(jìn)行重復(fù)評估,若合格供應(yīng)商信息發(fā)生變更,需及時按供應(yīng)鏈盡職調(diào)查程序組織調(diào)查和評估,保持檔案資料庫處于最新狀態(tài)。

  

序號

總評分值(R)

風(fēng)險(xiǎn)等級

備注

1

評分值(R50

高風(fēng)險(xiǎn)

供應(yīng)商或交易物料、交易過程涉及高風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域,直接評定為高風(fēng)險(xiǎn)。

2

26分≤評分值(R<50

中風(fēng)險(xiǎn)

3

評分值(R< 26

低風(fēng)險(xiǎn)

如果供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)等級被評價為高風(fēng)險(xiǎn),東吳黃金將采取以下措施:

1)不與該供應(yīng)商建立業(yè)務(wù)關(guān)系。

2)與已建立業(yè)務(wù)關(guān)系的供應(yīng)商暫停業(yè)務(wù),如果在合理的時間內(nèi),供應(yīng)商能再次符合我們的評估要求,重新建立合作關(guān)系。

3)與已建立業(yè)務(wù)關(guān)系的供應(yīng)商暫停業(yè)務(wù),如果在合理的時間內(nèi),供應(yīng)商不能符合我們的評估要求,將終止合作。

評估過程和《供應(yīng)商評價報(bào)告》由合規(guī)總監(jiān)審查,報(bào)高管層人員進(jìn)行審批。

7、風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告審批

合規(guī)總監(jiān)審查供應(yīng)鏈盡職調(diào)查資料、《供應(yīng)商評價表》和《供應(yīng)商評價報(bào)告》后,交高管層審批。

高管層依據(jù)《供應(yīng)商評價報(bào)告》審批黃金供應(yīng)鏈,決定是否與之開展或保持商務(wù)關(guān)系。

高管層對黃金供應(yīng)鏈保有最終控制權(quán)和最高責(zé)任。

8、交易監(jiān)督

東吳黃金黃金交易的過程始終保持審查和監(jiān)督,以確保交易與公司對供應(yīng)鏈的了解和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測相一致。公司運(yùn)用基于風(fēng)險(xiǎn)的方法開展交易的監(jiān)督。

對每一批收到的黃金獲取并記錄以下信息: 

1)礦產(chǎn)黃金:預(yù)估的重量和檢測結(jié)果(由供應(yīng)方提供);航運(yùn)/貨運(yùn)單據(jù)(如可能,發(fā)貨單、貨運(yùn)單、形式發(fā)票等);高風(fēng)險(xiǎn)交易的進(jìn)出口表格。

2)回收黃金:預(yù)估的重量(由供應(yīng)方提供);貨源信息;航運(yùn)/貨運(yùn)單據(jù)(如可能,發(fā)貨單、貨運(yùn)單、形式發(fā)票等);高風(fēng)險(xiǎn)交易的進(jìn)出口表格。

進(jìn)入東吳黃金公司后,由業(yè)務(wù)部門協(xié)同結(jié)算中心完成供應(yīng)商編碼和物料信息登記,結(jié)算中心負(fù)責(zé)往來重量的記錄,物料的標(biāo)識和貯存,以及化驗(yàn)結(jié)果的保存。財(cái)務(wù)服務(wù)部負(fù)責(zé)往來賬戶通過公司賬戶和銀行渠道進(jìn)行支付。東吳黃金監(jiān)督整個交易過程,確保供應(yīng)鏈的可追溯,并與相關(guān)行政執(zhí)法部門保持緊密聯(lián)系。

如在交易過程中出現(xiàn)高風(fēng)險(xiǎn)物料,由結(jié)算中心負(fù)責(zé)標(biāo)識,隔離存放,通知合規(guī)總監(jiān)進(jìn)行核實(shí),由業(yè)務(wù)部門通知供應(yīng)商或相關(guān)行政執(zhí)法部門,對物料進(jìn)行處理。

業(yè)務(wù)部門對出現(xiàn)高風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商重新進(jìn)行盡職調(diào)查。

9、供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)管理體系的審查和合規(guī)評價

9.1合規(guī)總監(jiān)每年組織對供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)管理體系進(jìn)行審查,評價適宜性和有效性,依據(jù)審查結(jié)果編寫《合規(guī)報(bào)告》,提交高管層審批。

9.2安排對供應(yīng)鏈管理體系進(jìn)行獨(dú)立的第三方審計(jì)。

 

10、培訓(xùn)

合規(guī)總監(jiān)負(fù)責(zé)制定培訓(xùn)計(jì)劃,定期組織培訓(xùn),推動供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)管控知識的了解和鞏固,內(nèi)容包括但不限于:

1)《LBMA負(fù)責(zé)任黃金指南》及LBMA網(wǎng)頁更新信息;

2)上海黃金交易所風(fēng)險(xiǎn)管理要求及更新內(nèi)容;

3)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策;

4)盡職調(diào)查管理辦法;

5)其他要求。

11、記錄保存

收集并保存足夠的供應(yīng)鏈證明文件記錄,按照供應(yīng)鏈盡職調(diào)查系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)來評判黃金供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)等級和實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)減緩措施,以證明公司充分且持續(xù)地完成了黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查和風(fēng)險(xiǎn)管理工作。

供應(yīng)鏈盡職調(diào)查信息、證明文件、評估記錄和交易記錄等信息文件保存要求不得少于五年。

12、信息溝通機(jī)制

社會和內(nèi)部員工如發(fā)現(xiàn)黃金供應(yīng)鏈管理或交易過程中違規(guī)事項(xiàng)或異常情況,可以通過電話+86-0512-67168171或申訴郵箱pub@dongwugold.com與我們進(jìn)行溝通,申訴郵箱定期由合規(guī)專員查閱。東吳黃金對舉報(bào)人信息保密,保護(hù)申訴過程中的隱私。