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版 本：D
發(fā)行日期：2021年10月22日
為了打擊系統(tǒng)或廣泛的侵權(quán)或侵犯人權(quán)行為，避免向武裝沖突提供捐助，遵從高標準的反洗錢和反恐怖主義融資，根據(jù)《LBMA負責(zé)任黃金指南》和上海黃金交易所風(fēng)險管理要求，并擴大到環(huán)境和可持續(xù)性發(fā)展的要求，特制定東吳黃金集團有限公司黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查管理辦法。
1、范圍
本政策適用于與東吳黃金集團有限公司黃金交易、黃金委托精煉等業(yè)務(wù)相關(guān)的所有供應(yīng)商。本政策所涉及的黃金來源包括礦產(chǎn)金、回收黃金及2012年1月1日后生產(chǎn)的各種形式的庫存黃金。
2、術(shù)語和定義
本政策中涉及的術(shù)語和定義采用《LBMA負責(zé)任黃金指南》所規(guī)定的內(nèi)容。
3、組織架構(gòu)及人員職責(zé)
3.1組織架構(gòu)
公司為黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作設(shè)立了專門的組織，架構(gòu)如下：
3.2人員職責(zé)
3.2.1高管層
1）主持并全面負責(zé)公司黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查工作，監(jiān)督供應(yīng)鏈盡職調(diào)查框架和結(jié)果；
2）負責(zé)黃金供應(yīng)鏈的審批，確保供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策和流程的有效性，并推動持續(xù)改進；
3）負責(zé)提供資源，支持供應(yīng)鏈盡職調(diào)查過程的運行和監(jiān)控；
4）任命合規(guī)總監(jiān)負責(zé)有關(guān)黃金供應(yīng)鏈的所有事宜；
5）負責(zé)對沒有盡到風(fēng)險控制的行為，進行“警告、處罰、解除勞動合同”的內(nèi)部管理方式；
6）負責(zé)合規(guī)報告的審批。
3.2.2合規(guī)總監(jiān)職責(zé)
1）全面負責(zé)公司黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查的所有事宜；
2）負責(zé)起草、修訂公司黃金供應(yīng)鏈相關(guān)的政策、方針和體系，確保管理結(jié)構(gòu)和溝通過程有效運行；
3）審查黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查過程和系統(tǒng)，查閱盡職調(diào)查文件和風(fēng)險分類，評估盡職調(diào)查是否充分進行，以滿足風(fēng)險管理的目標和管理要求；
4）負責(zé)提供資源，支持供應(yīng)鏈盡職調(diào)查過程的運行和監(jiān)控；
5）定期對員工進行責(zé)任黃金準則和供應(yīng)鏈盡職調(diào)查管理辦法的培訓(xùn)；
6）對已識別的高風(fēng)險黃金供應(yīng)鏈或交易采取恰當(dāng)?shù)拇胧p少風(fēng)險直至消除風(fēng)險；
7）發(fā)現(xiàn)高風(fēng)險黃金供應(yīng)鏈或交易時，應(yīng)及時向高管層匯報并采取嚴格的控制措施；
8）為公司高管層履行職責(zé)提供適當(dāng)、及時的資料和信息；
9) 負責(zé)盡職調(diào)查體系的審查，編制《合規(guī)報告》。
3.2.3 業(yè)務(wù)部合規(guī)監(jiān)督員職責(zé)
1）負責(zé)與LBMA、上海黃金交易所和第三方業(yè)務(wù)機構(gòu)的溝通與聯(lián)絡(luò)；
2）嚴格執(zhí)行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查措施和高風(fēng)險黃金供應(yīng)鏈評判標準；
3）負責(zé)供應(yīng)鏈盡職調(diào)查資料的收集整理和信息驗證，評估供應(yīng)鏈風(fēng)險；
4）負責(zé)供應(yīng)商編碼，收集并保存足夠的黃金供應(yīng)鏈證明文件；
5）核實運輸公司、保險公司資質(zhì)，跟蹤和妥善保存每一批運單；
6）必要時，對高風(fēng)險黃金供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)進行現(xiàn)場調(diào)查；
7）向黃金供應(yīng)商宣傳公司《供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策》，與合作供應(yīng)商書面確認遵守相關(guān)的規(guī)定，協(xié)助與鼓勵供應(yīng)商構(gòu)建供應(yīng)鏈風(fēng)控管理體系；
8）通過合規(guī)渠道進行賬務(wù)往來，禁止現(xiàn)金交易；
9）供應(yīng)商盡職調(diào)查資料和交易信息保存期限為至少5個財務(wù)年；
10）盡職調(diào)查過程和黃金交易出現(xiàn)異常情況及時向合規(guī)總監(jiān)報告。
3.2.4 財務(wù)服務(wù)部合規(guī)監(jiān)督員職責(zé)
1）嚴格執(zhí)行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查措施和高風(fēng)險黃金供應(yīng)鏈評判標準；
2）負責(zé)收集并保存足夠的黃金供應(yīng)鏈證明文件；
3）完整保存黃金供應(yīng)商的所有交易及財務(wù)憑證，保存期限為至少5個財務(wù)年；
4）評估黃金供應(yīng)商財務(wù)數(shù)據(jù)，厘清其商業(yè)關(guān)系目的和本意信息；
5）通過合規(guī)渠道進行賬務(wù)往來，禁止現(xiàn)金交易；
6）交易中出現(xiàn)異常情況及時向合規(guī)總監(jiān)報告。
3.2.5 結(jié)算中心合規(guī)監(jiān)督員職責(zé)
1）嚴格執(zhí)行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查措施和高風(fēng)險黃金供應(yīng)鏈評判標準；
2）負責(zé)收集并保存足夠的黃金供應(yīng)鏈證明文件；
3）核實并記錄每一批收到的黃金產(chǎn)品信息，物料流轉(zhuǎn)過程和重量的記錄，保存化驗報告，物料的標識和貯存；
4）完整保存黃金供應(yīng)商的所有交易憑證和記錄，保存期限為至少5個財務(wù)年；
5）出現(xiàn)異常情況及時封存物料并向合規(guī)總監(jiān)報告。
4、高風(fēng)險黃金供應(yīng)鏈的評判標準和審批
4.1對于供應(yīng)鏈中涉及的黃金，公司嚴格按照《LBMA負責(zé)任黃金指南》和上海黃金交易所風(fēng)險管理中的規(guī)定進行風(fēng)險識別。當(dāng)黃金供應(yīng)鏈涉及以下情況時公司應(yīng)密切關(guān)注（包括但不限于）：
1）聯(lián)合國發(fā)布的且得到中國政府承認的高風(fēng)險情況；
2）其他國際組織、其他國家（地區(qū)）發(fā)布的且得到中國政府承認的高風(fēng)險情況；
3）倫敦金銀市場協(xié)會（LBMA）發(fā)布的且得到中國政府承認的高風(fēng)險情況；
4）中國政府發(fā)布的高風(fēng)險情況；
5）與黃金開采、運輸或貿(mào)易有關(guān)的系統(tǒng)性或廣泛的侵犯人權(quán)行為；
6）直接或間接支持非法非政府武裝團體、公共或私人安全部隊；
7）賄賂或者欺詐性歪曲黃金真實來源；
8）違反政府關(guān)于礦物開采、貿(mào)易、沖突影響和高風(fēng)險地區(qū)出口有關(guān)的稅收、費用和特許權(quán)使用費的行為；
9）洗錢或恐怖主義融資；
10）對沖突的貢獻；
11) 手續(xù)不全、非法開采的小型礦山以及開采黃金源于手工開采；
12) 開采黃金涉及汞礦物體或氰化物；
13) 不遵守環(huán)境和可持續(xù)性發(fā)展要求，開采黃金源于世界遺產(chǎn)遺址或國內(nèi)自然生態(tài)保護區(qū)；
14）社會信用度低；
15）違反環(huán)境、健康、安全、勞工和與社區(qū)有關(guān)的地方立法，觸發(fā)ESG風(fēng)險，極有可能導(dǎo)致不利影響。
4.2結(jié)合公司實際情況，特規(guī)定如下高風(fēng)險黃金供應(yīng)鏈評判標準：
1）聯(lián)合國發(fā)布的且得到中國政府承認的高風(fēng)險情況；
2）其他國際組織、其他國家（地區(qū)）發(fā)布的且得到中國政府承認的高風(fēng)險情況；
3）倫敦金銀市場協(xié)會（LBMA）發(fā)布的且得到中國政府承認的高風(fēng)險情況；
4）中國政府發(fā)布的高風(fēng)險情況；
5）與黃金的開采、運輸或貿(mào)易有關(guān)的系統(tǒng)或廣泛的侵犯人權(quán)行為，包括任何形式的酷刑、不人道和有辱人格的待遇，強迫或強制勞動，雇傭童工，普遍的性暴力或其他嚴重侵犯人權(quán)的行為，戰(zhàn)爭罪、危害人類罪或滅絕種族罪；?
6）直接或間接支持非法非國家武裝團體、公共或私人安全部隊（非法控制礦山、場地、貿(mào)易商、其他中介、以及通過供應(yīng)鏈的運輸路線，或通過供應(yīng)鏈非法征稅或勒索金錢或礦產(chǎn)）；
7）賄賂或者欺詐性歪曲黃金真實來源；
8）違反政府關(guān)于礦物開采、貿(mào)易、沖突影響和高風(fēng)險地區(qū)出口有關(guān)的稅收、費用和特許權(quán)使用費的行為；
9）洗錢或恐怖主義融資；
10）對沖突的貢獻；
11）不遵守環(huán)境和可持續(xù)性法律要求，包括開采黃金源于世界遺產(chǎn)遺址或國內(nèi)自然生態(tài)保護區(qū)，環(huán)境管理無效，開采黃金涉及汞礦物體或氰化物，尾礦設(shè)施管理不善，勞工問題管理不善，社會經(jīng)濟發(fā)展和土地使用管理無效等；
12）社會信用度低；
13）違反環(huán)境、健康、安全、勞工和與社區(qū)有關(guān)的地方立法，觸發(fā)ESG風(fēng)險，極有可能導(dǎo)致不利影響。
當(dāng)上述評判標準中任何一條客觀存在時，則該黃金供應(yīng)鏈被判定為高風(fēng)險供應(yīng)鏈。
4.3 ESG因素
1）遵守經(jīng)營所在國/地區(qū)的環(huán)境、健康、安全和勞工法規(guī)/政策；
2）環(huán)境管理:包括
a空氣、水、土地污染及事件管理計劃;
b水資源管理，特別是在缺水的地區(qū);
c未經(jīng)授權(quán)從世界遺產(chǎn)地和保護區(qū)采購;
3) 危險化學(xué)品（包括汞和氰化物）的儲存、處理和處置；
4) 勞工管理，包括薪酬、工作時間、集體談判、歧視、多樣性、糾紛和工人權(quán)益保障;
5) 社區(qū)參與和管理方案（土地征用和社區(qū)重新安置、文化遺產(chǎn)和土著居民、關(guān)閉規(guī)劃和保護弱勢群體);
6) 管理商業(yè)誠信和道德行為，并支持實施相關(guān)倡議（如采掘業(yè)透明度倡議(EITI)）。
4.4業(yè)務(wù)部合規(guī)監(jiān)督員應(yīng)立即對高風(fēng)險供應(yīng)鏈進行詳細的盡職調(diào)查并上報合規(guī)總監(jiān)，由合規(guī)總監(jiān)報告公司高管層，高管層負責(zé)審批高風(fēng)險供應(yīng)鏈。
5、供應(yīng)鏈盡職調(diào)查
5.1原則
在與任何黃金供應(yīng)商建立業(yè)務(wù)關(guān)系之前必須按照基于風(fēng)險管理的方法履行供應(yīng)鏈盡職調(diào)查，有效的掌握供應(yīng)鏈和評估風(fēng)險。
5.2程序
5.2.1供應(yīng)商信息收集
1）發(fā)放盡職調(diào)查表收集供應(yīng)商信息。
2）建立供應(yīng)商檔案，包括：企業(yè)名稱、法定代表人、身份信息、賬戶信息、地址、聯(lián)系方式、相關(guān)資質(zhì)、環(huán)境和可持續(xù)性發(fā)展資料、營運方式、生產(chǎn)方式、交易合同等。
3）識別客戶、企業(yè)和企業(yè)收益所有人，使用可靠的獨立來源文件、數(shù)據(jù)或者信息來驗證其身份。
4）獲取供應(yīng)商商業(yè)和財務(wù)方面的情況、從事黃金交易目的及商業(yè)運作情況。
5）對合格供應(yīng)商定期進行重復(fù)評估。
6）合格供應(yīng)商信息發(fā)生變更，需及時按供應(yīng)鏈盡職調(diào)查程序組織調(diào)查，保持檔案資料庫處于最新狀態(tài)。
7）協(xié)助供應(yīng)商構(gòu)建風(fēng)險控制管理體系。
5.2.2 黃金來源為礦產(chǎn)金的附加調(diào)查要求
1）獲取黃金的產(chǎn)地來源信息。
2）獲取供應(yīng)商采礦許可證信息。
3）獲取供應(yīng)商進出口許可證信息（如涉及進出口貿(mào)易）。
4）收集和評估采礦情況信息。
5）獲取開采能力數(shù)據(jù)。
6）礦產(chǎn)金來源于手工或小型礦場時（ASM），應(yīng)先評估其是否合法；如合法，收集對方相關(guān)資質(zhì)證書；不合法，必須中斷交易，拒絕向其采購或接受其委托加工。
7) 收集供應(yīng)商遵守環(huán)境和可持續(xù)性發(fā)展要求的相關(guān)資料。
8）收集供應(yīng)商有關(guān)健康和安全的政策和實踐行為。
9）收集供應(yīng)商有關(guān)人權(quán)、勞工政策、社區(qū)參與、道德和商業(yè)誠信的政策和實踐行為。
10）必要時對供應(yīng)商采取實地考察。
5.2.3黃金來源為回收黃金的附加調(diào)查要求
1）獲取回收黃金來源證明。
2）受益人信息。
5.2.4高風(fēng)險情況下強化盡職調(diào)查的附加要求
1）實地考察或參觀高風(fēng)險供應(yīng)鏈，證實供應(yīng)鏈盡職調(diào)查結(jié)果的記錄是否真實。
2）大規(guī)模開采的黃金：通過可信的獨立來源的文件、數(shù)據(jù)和信息核實情況，從礦山到精煉廠，供應(yīng)鏈中涉及的環(huán)節(jié)（包括生產(chǎn)商、中間商、交易商、出口商和運輸商）的盡職調(diào)查信息都要進行核實。
3）手工或小型礦開采的ASM黃金：通過可信的獨立來源的文件、數(shù)據(jù)和信息核實情況，從礦商到精煉廠，供應(yīng)鏈中涉及的環(huán)節(jié)（包括生產(chǎn)商、中間商、交易商、出口商和運輸商）的盡職調(diào)查信息都要進行核實。
4）回收黃金：通過可信的獨立來源的文件、數(shù)據(jù)和信息核實情況，從黃金供應(yīng)方到精煉廠，供應(yīng)鏈中涉及的收益所有人信息都要進行核實。
6.供應(yīng)鏈風(fēng)險評估和高風(fēng)險減緩措施
業(yè)務(wù)部門依據(jù)盡職調(diào)查收集的資料，填寫《供應(yīng)商評價表》，逐項填寫評分，依據(jù)總評分值評估供應(yīng)商風(fēng)險等級，提交《供應(yīng)商評價報告》。對合格供應(yīng)商定期（每年至少一次）進行重復(fù)評估，若合格供應(yīng)商信息發(fā)生變更，需及時按供應(yīng)鏈盡職調(diào)查程序組織調(diào)查和評估，保持檔案資料庫處于最新狀態(tài)。
|
序號 |
總評分值（R） |
風(fēng)險等級 |
備注 |
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1 |
總評分值（R）≥50分 |
高風(fēng)險 |
供應(yīng)商或交易物料、交易過程涉及高風(fēng)險區(qū)域，直接評定為高風(fēng)險。 |
|
2 |
26分≤總評分值（R）<50分 |
中風(fēng)險 |
|
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3 |
總評分值（R）< 26分 |
低風(fēng)險 |
如果供應(yīng)商風(fēng)險等級被評價為高風(fēng)險，東吳黃金將采取以下措施：
1）不與該供應(yīng)商建立業(yè)務(wù)關(guān)系。
2）與已建立業(yè)務(wù)關(guān)系的供應(yīng)商暫停業(yè)務(wù)，如果在合理的時間內(nèi)，供應(yīng)商能再次符合我們的評估要求，重新建立合作關(guān)系。
3）與已建立業(yè)務(wù)關(guān)系的供應(yīng)商暫停業(yè)務(wù)，如果在合理的時間內(nèi)，供應(yīng)商不能符合我們的評估要求，將終止合作。
評估過程和《供應(yīng)商評價報告》由合規(guī)總監(jiān)審查，報高管層人員進行審批。
7、風(fēng)險評估報告審批
合規(guī)總監(jiān)審查供應(yīng)鏈盡職調(diào)查資料、《供應(yīng)商評價表》和《供應(yīng)商評價報告》后，交高管層審批。
高管層依據(jù)《供應(yīng)商評價報告》審批黃金供應(yīng)鏈，決定是否與之開展或保持商務(wù)關(guān)系。
高管層對黃金供應(yīng)鏈保有最終控制權(quán)和最高責(zé)任。
8、交易監(jiān)督
東吳黃金對黃金交易的過程始終保持審查和監(jiān)督，以確保交易與公司對供應(yīng)鏈的了解和風(fēng)險預(yù)測相一致。公司運用基于風(fēng)險的方法，開展交易的監(jiān)督。
對每一批收到的黃金獲取并記錄以下信息：
1）礦產(chǎn)黃金：預(yù)估的重量和檢測結(jié)果（由供應(yīng)方提供）；航運/貨運單據(jù)（如可能，發(fā)貨單、貨運單、形式發(fā)票等）；高風(fēng)險交易的進出口表格。
2）回收黃金：預(yù)估的重量（由供應(yīng)方提供）；貨源信息；航運/貨運單據(jù)（如可能，發(fā)貨單、貨運單、形式發(fā)票等）；高風(fēng)險交易的進出口表格。
進入東吳黃金公司后，由業(yè)務(wù)部門協(xié)同結(jié)算中心完成供應(yīng)商編碼和物料信息登記，結(jié)算中心負責(zé)往來重量的記錄，物料的標識和貯存，以及化驗結(jié)果的保存。財務(wù)服務(wù)部負責(zé)往來賬戶通過公司賬戶和銀行渠道進行支付。東吳黃金監(jiān)督整個交易過程，確保供應(yīng)鏈的可追溯，并與相關(guān)行政執(zhí)法部門保持緊密聯(lián)系。
如在交易過程中出現(xiàn)高風(fēng)險物料，由結(jié)算中心負責(zé)標識，隔離存放，通知合規(guī)總監(jiān)進行核實，由業(yè)務(wù)部門通知供應(yīng)商或相關(guān)行政執(zhí)法部門，對物料進行處理。
業(yè)務(wù)部門對出現(xiàn)高風(fēng)險的供應(yīng)商重新進行盡職調(diào)查。
9、供應(yīng)鏈風(fēng)險管理體系的審查和合規(guī)評價
9.1合規(guī)總監(jiān)每年組織對供應(yīng)鏈風(fēng)險管理體系進行審查，評價適宜性和有效性，依據(jù)審查結(jié)果編寫《合規(guī)報告》，提交高管層審批。
9.2安排對供應(yīng)鏈管理體系進行獨立的第三方審計。
10、培訓(xùn)
合規(guī)總監(jiān)負責(zé)制定培訓(xùn)計劃，定期組織培訓(xùn)，推動供應(yīng)鏈風(fēng)險管控知識的了解和鞏固，內(nèi)容包括但不限于：
1）《LBMA負責(zé)任黃金指南》及LBMA網(wǎng)頁更新信息；
2）上海黃金交易所風(fēng)險管理要求及更新內(nèi)容；
3）供應(yīng)鏈盡職調(diào)查政策；
4）盡職調(diào)查管理辦法；
5）其他要求。
11、記錄保存
收集并保存足夠的供應(yīng)鏈證明文件和記錄，按照供應(yīng)鏈盡職調(diào)查系統(tǒng)的標準來評判黃金供應(yīng)鏈風(fēng)險等級和實施風(fēng)險減緩措施，以證明公司充分且持續(xù)地完成了黃金供應(yīng)鏈盡職調(diào)查和風(fēng)險管理工作。
供應(yīng)鏈盡職調(diào)查信息、證明文件、評估記錄和交易記錄等信息文件保存要求不得少于五年。
12、信息溝通機制
社會和內(nèi)部員工如發(fā)現(xiàn)黃金供應(yīng)鏈管理或交易過程中的違規(guī)事項或異常情況，可以通過電話+86-0512-67168171或申訴郵箱pub@dongwugold.com與我們進行溝通，申訴郵箱定期由合規(guī)專員查閱。東吳黃金對舉報人信息保密，保護申訴過程中的隱私。
電話：0512-67163930
傳真：0512-67168171
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